Con la necesidad de dar respuesta al requerimiento legal establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio en lo referente al manejo y tratamiento de las bases de datos personales y para dar cumplimiento a la ley 1581 del año 2012 reglamentada por el Decreto 1377 del año 2013, la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S identificada con NIT: 900396997-1 adopta la siguiente política la cual será posteriormente divulgada e informada a los titulares de la información existente y quedará como procedimiento para informarse a los futuros titulares de los que la empresa tendrá registro de sus datos personales ya sea por el ejercicio de su actividad comercial o por vínculos laborales.
De esta manera la empresa de BODEGA DECORATIVA S.A.S garantiza el buen y correcto manejo de la información personal rigiéndose por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad permitiéndoles a los titulares de dicha información su respectiva consulta, actualización y corrección de ser necesaria en cualquier caso.
l. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:
NOMBRE O RAZON SOCIAL: BODEGA DECORATIVA S.A.S
NIT: 900396997-1
DIRECCIÓN: CALLE 30 43 - 45, MEDELLÍN, ANTIOQUIA
TELEFONO: 604 250 76 17
CORREO ELECTRONICO: [email protected]
II. ALCANCE:
La política contemplada en este documento aplicará para todas las bases de datos que la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S identificada con NIT 900396997-1 ubicada en la Calle 30 43 – 45 de Medellín, tenga en su poder y correspondan específicamente a datos pertenecientes a personas naturales.
III. FINALIDAD:
Los datos personales aquí registrados tienen las siguientes finalidades:
Gestión contable, fiscal y administrativa.
Ejecutar la relación existente con clientes, proveedores y empleados, incluida el pago de obligaciones contractuales, es utilizada también tanto para el control, manejo y selección de los proveedores, como el seguimiento y recaudo de la cartera, y para la evaluación del desempeño del personal interno.
Enviar al correo físico o electrónico, celular o dispositivo móvil información comercial, publicitaria o promocional sobre productos o servicios ofrecidos por la empresa.
IV. MARCO LEGAL:
V. DEFINICIONES:
Para la presente política es necesario definir algunos conceptos claves, para el buen entendimiento y claridad de la misma, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VI. PRINCIPIOS:
Con el fin de garantizar el correcto tratamiento de las bases de datos que la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S tiene en su poder, actuará bajos los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de la información personal es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad correspondiente y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 del año 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad vigente;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 del año 2012;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 del año 2012 y en los términos de la misma.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 los Titulares de la información tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de ley 1581 del año 2012;
c) Ser informado por la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del año 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.Sha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 del año 2012 y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los derechos anteriormente mencionados podrán ser ejercidos por:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
VIII. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:
La empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S como responsable de las bases de datos personales de la cual tiene conocimiento y en su poder, sobre los titulares de la misma quienes pueden autorizar, actualizar y corregir dicha información, y dando cumplimiento a la normatividad vigente se pautan los deberes de la empresa para el tratamiento y la finalidad de la información.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del año 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Actualizar la información, suministrada por los titulares de la misma, adoptando las demás medidas necesarias para que dicha información mantenga actualizada;
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Titular;
g) Adoptar medidas de seguridad y privacidad respeto a las condiciones de la información del Titular;
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 del año 2012;
i) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del año 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
j) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IX. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR:
Para la recolección, almacenamiento, y tratamiento de la información personal, la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, los cuales son los siguientes:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización por parte de los titulares sobre el manejo de la información personal en las bases de datos, la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S se vale de recursos físicos como documentos y soportes de autorización expresa, y para los datos que fueron recolectados tiempo atrás, se hizo pública la política en el lugar de operación y en los sitios web www.decormoda.com y www.bodegadecorativa.com, además se divulga el aviso de privacidad, de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 1377 del año 2013, garantizando el cumplimiento a la normatividad y el fácil proceso de consulta y verificación de la misma. Dicha autorización será otorgada por:
El titular, quien deberá certificar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le solicite la empresa.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S tiene a disposición de los Titulares el correo electrónico [email protected], teléfono en Medellín 250 76 17 y en su ubicación un buzón de reclamos y sugerencias como mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
X. CONSULTAS:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que se encuentre disponible en la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S. Dicha empresa deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por medio electrónico al correo [email protected], o por medio físico en la localización de la empresa siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo: Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
XI. RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 del año 2012, podrán presentar un reclamo ante la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida la empresa BODEGA DECORATIVA S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, anexando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XII. VIGENCIA:
La presente política de tratamiento rige a partir de su promulgación.
